Datenschutzerklärung für Limita

1. Verantwortliche Stelle

Über diese Adresse können auch Datenschutzanfragen gestellt werden.

2. Zweck und Zugang

Limita ist eine interne Business-Anwendung für berechtigte Structa-Mitarbeitende. Sie dient der Projektdokumentation, dem Tagesjournal, Safety-Prozessen, Checklisten, Aufgaben sowie der kontrollierten Synchronisation zwischen Gerät und Backend.

Der Zugang erfolgt mit einem bestehenden Microsoft-Entra-Unternehmenskonto. Eine öffentliche Kontoerstellung ist nicht vorgesehen. Zusätzlich zum erfolgreichen Login prüft Limita ein aktives Structa-Profil und die jeweilige Projektberechtigung.

3. Bearbeitete Daten

• Identität und Berechtigung: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, interne Profil-ID, Microsoft-Tenant-/Identitätsmerkmale, Rolle und Projektmitgliedschaften.
• Projekt- und Kontaktdaten: Projektstammdaten, Firmen, Ansprechpersonen, Funktionen und Zuordnungen.
• Arbeitsinhalte: Journaleinträge, Safety-Inhalte, Aufgaben, Checklisten, Kommentare, Status, Zeitpunkte und Autorenbezug.
• Medien und Dokumente: Fotos, Originalaudio, PDF-/Dateianhänge, Provider-Rohtranskripte, normalisierte und aufbereitete Texte sowie daraus erzeugte Titel.
• Technische Betriebsdaten: Request- und Operation-ID, Endpunktkategorie, HTTP-Status, Dauer, Retry-Anzahl, App-Version, Buildnummer und technischer Fehlercode. Hosting- und Sicherheitsdienste können zusätzlich IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL sowie Browser-/Geräteinformationen für Auslieferung und Missbrauchsschutz verarbeiten.

Limita verwendet keine Werbe-ID, kein Werbetracking und kein Analyse-SDK. Im geprüften Funktionsumfang werden weder Standortdaten noch Geräteadressbuch oder Videoaufnahmen erhoben.

4. Lokale Bearbeitung auf dem Gerät

Für die Offline-Nutzung speichert die App Projekt-Snapshots, eine Outbox mit ausstehenden Änderungen und private Medien im geschützten App-Bereich. Sitzungstoken liegen im gerätegebundenen iOS-Keychain und nicht in UserDefaults, SwiftData oder normalen Dateien.

Bei einer bewussten Abmeldung entfernt die App Sitzung, privaten Cache, Outbox und interne Medien. Fotos, die ausdrücklich in die Fotomediathek gespeichert wurden, sowie in «Dateien» exportierte PDFs sind benutzerverwaltete Kopien und bleiben bestehen, bis sie dort gelöscht werden.

Fehlgeschlagene Diktate können bis zur bewussten Wiederholung oder zum Verwerfen geschützt auf dem Gerät verbleiben. Lokales Verwerfen oder Abmelden löscht keine bereits serverseitig gesicherte Projektkopie.

5. Dienste und Empfänger

Daten verlassen das Gerät beziehungsweise die Limita-Infrastruktur nur für die jeweilige Funktion:

• Microsoft Entra und Supabase Auth: Anmeldung, Session und Zuordnung zum freigeschalteten Structa-Profil.
• Supabase: Datenbank, private Dateispeicher, Authentifizierung und serverseitige Sicherheitsfunktionen.
• Vercel: Betrieb der Web-Oberfläche und der serverseitigen Limita-API.
• OpenAI oder Deepgram: nur bei aktivierter Sprach-/AI-Funktion; je nach Vorgang werden Audio, Quelltext und begrenzter Projektkontext wie Firmen- oder Kontaktnamen übermittelt.
• Microsoft Graph / Microsoft To Do: nur nach separater Verbindung; Aufgabentitel, Beschreibung, Projektbezug, Fälligkeit, Status und ausgewählte Anhänge werden synchronisiert.
• Smino: nur bei konfigurierter Übertragung; ausgewählte Journal-, Safety- oder Checklisteninhalte sowie zugehörige Fotos oder Berichte werden exportiert.
• Apple: App-Store-/TestFlight-Verteilung und vom Benutzer ausgelöste Speicherung in Fotomediathek oder Dateien-App.

Welche Anbieterfunktion aktiv ist, hängt von der Structa-Konfiguration und der konkreten Benutzeraktion ab. Der Verarbeitungsort richtet sich nach dem jeweils konfigurierten Anbieter- und Tenantvertrag.

6. Kamera, Mikrofon, Fotos und Dateien

Die App fragt Systemberechtigungen erst für eine vom Benutzer gestartete Funktion an. Die Kamera dient Fotos, das Mikrofon Audioaufnahmen und die Fotomediathek der Auswahl oder dem bewussten Speichern von Bildern. Dateien und PDFs werden nur nach Auswahl beziehungsweise Export verarbeitet. Die Spracherkennung erfolgt serverseitig; die App nutzt keine lokale Speech-Recognition-API.

7. Cookies und technische Protokolle

Die Web-Oberfläche verwendet technisch notwendige Session-Cookies für die Anmeldung. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Die Limita-Anwendungslogs sind auf Betriebsmetadaten begrenzt und enthalten keine Tokens, Autorisierungsheader, signierten URLs, fachlichen Inhalte, Transkripte, Fotos oder vollständigen API-Antworten. Die Hosting- und Sicherheitsschicht kann davon getrennt übliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, URL und User-Agent verarbeiten.

8. Aufbewahrung und Löschung

Fach- und Projektdaten werden so lange aufbewahrt, wie dies für Projektabwicklung, Nachweis- und Dokumentationspflichten sowie anwendbare gesetzliche, vertragliche und interne Vorgaben erforderlich ist. Technische Verbindungs- und Integrationsdaten werden nur so lange gehalten, wie sie für Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung oder die verbundene Funktion nötig sind.

Eine getrennte Microsoft-To-Do-Verbindung kann entfernt werden; Limita löscht dabei die lokal gespeicherten Verbindungstoken und Zuordnungen. Bereits an Microsoft To Do oder Smino übertragene Kopien unterliegen zusätzlich der dortigen Verwaltung und Aufbewahrung. Gesetzliche oder projektspezifische Pflichten können eine sofortige Löschung einschränken.

Bei Audioverarbeitung kann Limita das unveränderte Original zusammen mit Aufnahmezeit, Sprachmodus, Prüfsumme, Rohtranskript, normalisiertem Text, aufbereitetem Ergebnis und eingesetztem Provider-/Modellbezug projektgebunden speichern. Dafür besteht kein automatischer Löschlauf; die Aufbewahrung richtet sich nach den für das jeweilige Projekt festgelegten Nachweis-, Lösch- und Dokumentationsregeln.

9. Sicherheit und Offline-Zugriff

Limita verschlüsselt die Übertragung per HTTPS, schützt lokale Dateien mit iOS-Dateischutz, speichert Sitzungstoken im Keychain und prüft sensible Zugriffe serverseitig. Ein lokaler Offline-Cache ist zeitlich begrenzt und ersetzt keine Serverberechtigung. Nach erkanntem Zugriffsverlust werden ausstehende Änderungen nicht weiter hochgeladen.

10. Rechte und Kontakt

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen und einer unzulässigen Bearbeitung widersprechen. Für Anfragen, eine Kopie der eigenen Daten oder Informationen zu Empfängern und Aufbewahrungsregeln genügt eine Nachricht an info@structa.ch. Vor einer Auskunft kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein.

11. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Empfänger oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern. Massgebend ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.